手紙作成

報告書は書きますか?

医師やケアマネージャーから紹介や依頼を受けて鍼灸マッサージの施術をした後、紹介元や依頼元に報告書を書いていますか?
書いていない方が多いと思います。

もちろん報告書を提出する法的義務はありませんので、処罰されるようなことはありません。
しかし、紹介や依頼をした側から見ると報告書はどう映るでしょうか?
もちろん、報告書があった方が「なるほど、このような状態なのだな。こちらではこのように対応しよう。」のように対応ができるだけでなく、「あの院はしっかりと対応してくれるので、また別の患者さんもお願いしよう。」と思ってくれるかもしれません。

ただ、報告書の中身も気を付けなければいけません。
報告書の内容が「今日もいつも通りでした。」では意味が分かりませんし、「この人にはお願いできない」と思われてしまうでしょう。

SOAPに乗っ取って報告書が書ければ良いのですが、それが難しい場合には「ご指摘いただいていました○○に硬縮が見られ、○×の動きに固さがあるので、主にどこの筋肉をマッサージしました。」でもいいかもしれません。

このような報告書があると医師に鍼灸マッサージの再同意をしてもらいたいときに、再同意の依頼書と前回の同意からの報告書も添付すれば、医師も同意しやすくなります。

「再同意してください。」
「前回からこんな施術をしてこのようになっています。ですが、完治はしていないので再同意お願いします。」
比べてみると印象は全然違いますよね?
実務上、時間が取れないことも多々あるかと思いますが、報告書がサラサラと書けるとお店の発展にもつながりますよ。
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紹介状の宛名書き(その2)

以前に「御侍史と御机下」で紹介状の宛名の書き方を紹介しました。

この例では担当の医師が「大熊猫 太郎 先生」のように名前が分かっていれば良いのですが、名前が分からないこともありますよね?
無理に「○○先生御侍史」と書いてしまうと、受け取った側の医師が「○○先生って書いてあるから俺じゃなくて○○先生に診てもらって」と言うかもしれません。○○先生がお休みの日だと患者さんは再度出直さなければなるかもしれません。

そんな時はどう書けば良いのでしょうか?


御担当先生御侍史」(御机下でも可)

これでOKです。
これなら紹介状を受け取った医師も「自分が担当だという気持ちになり」責任をもって診察してくれます。

もし、指定の病院や診療科があるのであれば、

○×病院 ××科 御担当先生御侍史」(御机下でも可)

と書けば良いのです。

良く見かける間違いは
・○×病院に御中 ○○先生
・○○先生様
・先生各位
ですが、全部間違いです。
最初のは、御中は組織宛、先生は個人宛の敬称で、重ねて使うことはありません。
先生様は「先生」も「様」もどちらも敬称なので、敬称を二重に使っています。
最後のは一斉配布文書のようなもので使われることはあっても手紙には使わない敬称です。

宛名もしっかり書けないと「私バカでーす」と言っているように見えたり、「患者さん診といてね。よろしくっ!」と上から目線で見られているように感じたりもします。
書類の名前は「紹介状」という名前であっても「患者さんの診察をお願いします」とお願いする立場なのですから、しっかりと宛名が書けるようになりたいですね。
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御侍史と御机下

医師に手紙を書くときに宛名はどのように書いていますか?
○○先生
○○先生御机下
○○先生御侍史

宛名の書き方にはいろいろありますが、どれも正解です。
時々「○○先生様」と書く方がいらっしゃいますが、これは二重敬語になり間違いですので今すぐやめましょうね。

「御侍史(おんじし・ごじし)」「御机下(おんきか・ごきか)」はあまり見慣れない方もいらっしゃるかもしれません。
これは脇付(わきづけ)と言って、手紙の宛先に添えて敬意や注意を表すために使用する言葉です。
本来は「侍史」「机下」で使い「御侍史」「御机下」は二重敬語になるのですが、このように書くことが慣例になっているようです。

意味としては次のような意味です。

「机下」は、中国の用語で「自分の手紙など取るに足りないものだから、机の下にでも放っておいて時間がありましたら読んでください。」という意味の謙譲表現。
「侍史」は、「先生のような位の高い人に直接手紙を書いて渡すのは畏れ多いので、侍史(お付の人)が開けて取り次ぎしてください。」という尊敬表現。


脇付は手紙の宛先に添えて敬意や注意を表すために使用する言葉です。正式には縦書きの場合、宛名(「様」などの敬称はつけます)の左下に脇付を書きます。
そのまま続けて書くことも多いのですが、

なお 「御侍史」の「(さむらい)」を間違えて「(まつ)」とする例をときどき見かけます。
宛名を間違うのと同じくらい恥ずかしいことなので、文字を間違えないよう気を付けましょう。


参考)正式な脇付の例



担当の医師の名前がわからない時の宛名書きはこちらの記事で紹介します。
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紹介状をもらったら?

以前に紹介状に関して、「紹介状を書いたら怒られた」で紹介した通り、鍼灸院、マッサージ院から医師に対して患者さんを紹介状を書くと嫌な顔をされることもありますが、医療機関や医師に患者さんを紹介するケースは少なからず存在します。

逆に稀ではありますが、医療機関の側から鍼灸師、マッサージ師に患者さんを紹介してくれる場合もあります。医師の立場から「〇〇鍼灸院に行くといいよ」とはなかなか言いにくいので、「鍼灸治療を受けてみたら?紹介状は書くよ。」という言い方で、「ご担当鍼灸師殿」のような宛先で、患者さんが医師の書いた紹介状を持ってくるケースもあります。

ところで、医療機関から患者さんの紹介を受けた場合、どのように対応すれば良いのでしょう?
紹介に対してのお礼の手紙を書くべきでしょうか?、患者さんに施術して完了したら報告をすべきでしょうか?

どれも、「こうしなければいけない」という決まりごとはありませんが、患者さんを紹介してもらった(ある意味では「仕事を紹介してもらった」とも言えます。)のであれば、相手に礼を尽くすのが礼儀でしょう。

まず、患者さんを紹介してもらった場合にはお礼状を送りましょう。
書く内容としては、単にお礼をするだけでなく、施術の方針や方法について簡単に書いておくと相手に安心感を与える文章となりますので、書いておいた方が良いでしょう。

参考例


文章の内容は状況に応じて適宜変更してくださいね。

患者さんの症状や、紹介元との関係で内容も変わってきます。紹介してくれた医師に「ありがとう。ウチでもしっかりやりますよ。」という気持ちが伝わり、「ここなら安心して任せられる。」と思ってもらえるのが基本です。ビジネス上失礼にならなければ、自分なりの言葉に変えても大丈夫です。

※ 住所などは見ての通りすべて架空のものです。



さて、ここで1つポイントがあります。医療機関に対して患者さんを紹介する場合、どこの医療機関にかかるかの選択権が患者さんにあるため、依頼状や紹介状を患者さんに渡して患者さんが医療機関に持って行きます。ところが、患者さんの紹介を受けた場合のお礼状は、患者さんに渡すのではなく直接郵送しましょう。手紙は「誰それさんからです。」と第三者に手渡されるより、送られてきた方がうれしいものです。また、お礼を言うのに人づてではお礼にならないですから(^^

めったにない書くことのない文章でも、知っているだけでいざというときに慌てないですみますよ(^^
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紹介状を書いたら怒られた

皆さんは医療機関に紹介状を書くことがありますか?

と、ある鍼灸院では患者さんに紹介状を書いて渡したが、病院で紹介状を出した患者さんが怒られてしまったという事例がありました。
この例では患者さんのためを考えて紹介状を書いたのに、患者さんに不快な思いをさせてしまいました。

なぜでしょう???

実は紹介状は通称で、正式には「診療情報提供書」と言います。
なので、紹介状は「ある人(患者さん)を紹介するから会って(診察して)ほしいと頼む書状。」ではなく、
医師が、別の医師に患者を紹介する書類で、患者の基本情報や症状、治療・投薬状況などの診療情報を記載したもの。
なのです。

医師が別の医師に患者を紹介する書類で、患者の基本情報や症状、治療・投薬状況などの診療情報を記載したもの。
つまり、いくら医療系の資格を持っていても病名の診断をする事ができない立場であれば、診療情報を提供するのはおかしいわけで、
場合によっては「医師でもない者が医師に紹介状を書くとは何事だ」と考えてしまう方もいらっしゃいます。
逆に医療機関から鍼灸院、マッサージ院に対しての書面も「医師でないものに紹介状は書くのはおかしい」という理由で、紹介状を書いてもらえないこともあるようです。


当然、医療機関や医師によって判断は変わりますが、はり師、きゅう師、あん摩マッサージ指圧師が医療機関や医師に患者さんを紹介するのであれば、「依頼状」や「施術情報提供書」などにした方が正確な書面になるのでしょうね。
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